Системы управления документами на основе Web-технологий
Сегодня на корпоративных Web-узлах скопились гигантские объемы информации, а в интрасетях, созданных для облегчения взаимодействия между отделениями организаций и предприятий, хранится громадное количество электронных документов. Возникла серьезная проблема управления этими документами. Стали необходимы системы, обеспечивающие совместное использование документов сотрудниками и обеспечивающие возможность публикации документов на Web-узлах.
Одно из решений - превратить все бумажные документы в электронные и сосредоточить их в базе данных главного офиса/отделения, обеспечив к ним доступ по интрасети всем своим сотрудникам, а по Internet - "внешним" пользователям. Это позволит снизить затраты на распространение бумажной документации за счет публикации необходимой информации в Internet и интрасети и повысить эффективность работы с документами.
Основные функции системы управления документами - классификация информации, размещение ее в библиотеках баз данных и предоставление пользователям интерактивного доступа к документам. Право на работу с документами определяется с помощью идентификатора пользователя и входного пароля, а возможность обработки информации обеспечивается программными средствами, которые позволяют редактировать документы, коллективно работать с ними, а также обмениваться ими по каналам электронной почты.
В качестве клиентской части системы управления документами на основе Web-технологий используют стандартный броузер. С помощью этих систем можно мгновенно получить любые изменения, внесенные руководством в документы, подключившись к корпоративному серверу посредством модема и броузера, и найдя необходимый отчет в библиотеке базы данных.
В традиционных системах управления документами на пользовательском компьютере требовалось установить клиентскую часть приложения, а для каждого пользователя, принимающего участие в коллективной работе с документами, было необходимо приобрести лицензию, что приводило к значительным материальным затратам. Системы управления документами на базе Web не требуют расходов на клиентское ПО.
Чтобы установить систему управления документами, не обязательно иметь интрасеть на базе протокола IP. Необходимо только наличие Web-сервера и выделенного сервера для самой системы управления документами. Однако, если в сети не поддерживается этот протокол, можно подключить Web-сервер к корпоративной сети посредством любого шлюза типа IPX-to-IP.
Планируется, что Web-системы управления документами будут выполнять функции автоматизации деловых процедур, осуществляя не только разделение документов на категории и взаимодействие с библиотеками баз данных, но и маршрутизацию документов. Еще одна функция заключается в предоставлении доступа к корпоративным информационным библиотекам.
Наиболее сложной является проблема защиты информации. Если доступ к информации односторонний, обеспечить надежную защиту легко: достаточно предоставить внешним пользователям, обращающимся к библиотекам документов через Web, право только искать и читать данные, что значительно снижает опасность внесения несанкционированных изменений в ответственную информацию. В данном случае пользователь с помощью Web-броузера может только ознакомиться с данными, размещенными на Web-сервере, который установлен между ним и внутренней сетью корпорации. Когда же система управления документами применяется для двустороннего доступа к информации (а именно этот способ совместного использования документов особенно привлекателен), проблема защиты осложняется. Теперь для обеспечения безопасности корпоративной базы данных требуется специальное ПО, регламентирующее права доступа. Кроме того, на клиентском компьютере должно быть установлено специальное приложение, поддерживающее связь с сервером и позволяющее регистрировать документы и изменения. Большинство систем, предназначенных для управления документами в системе Web, включают развитое серверное ПО и небольшую клиентскую часть, рассчитанную на так называемого "слабого" клиента, т.е. устройство, не имеющее мощного процессора и способное обеспечить только просмотр информации с помощью Web-броузера. Эти системы не позволяют полностью контролировать доступ пользователей к информации.
Некоторые пользователи устанавливают собственные средства обеспечения безопасности информации. Например, средством защиты информации может служить брандмауэр, расположенный между интрасетью и Internet. Для проверки прав пользователей вводятся идентификационные карточки с кодированием, а также идентификаторы и пароли. Когда удаленный пользователь обращается к серверу, система автоматически генерирует уникальный пароль и при помощи идентификационной карты сверяет его с тем, который вводит пользователь. Пересылать документы через брандмауэр на внешние Web-узлы разрешено ограниченному кругу лиц. Все эти меры плюс средства защиты серверов и полный запрет на доступ к сети из внешних Web-узлов создают условия для безопасной и удобной работы персонала.
Одной из практических реализаций системы управления документами на основе Internet-технологий является программный продукт DOCSOpen компании PCDOCS, который позволяет организовать электронный архив на предприятии. Система предназначена для хранения, поиска и обработки информации, хранящейся в распределенной гетерогенной среде на накопителях различной природы.
DOCSOpen хранит документы в файлах, которые размещаются в файловой системе сервера, каждый документ содержится в исходном виде (в виде одного или нескольких файлов). DOCSOpen имеет средства миграции документов по различным типам носителей данных. Миграция документов осуществляется автоматически в соответствии с частотой обращения к документам. Система DOCSOpen интегрирована с внешними процессорами обработки информации. Для обработки любого документа вызывается внешний процессор. Документы редактируются непосредственно по месту хранения (т.е. прямо на серверах документов). Если доступ к документам медленный, есть возможность предварительного создания локальной копии документа. Каждый документ в системе DOCSOpen снабжается учетной карточкой. В карточке документа содержится обязательная информация, необходимая для нормального функционирования самой системы DOCSOpen, и дополнительная информация, состав которой определяет пользователь системы. DOCSOpen снабжен подсистемой полнотекстовой индексации. Эта система позволяет находить документы не по учетной информации, а по содержанию документа.
DOCSOpen строит поиск на основе интерфейса QBE (QueryByExample). Для того, чтобы не вводить наиболее часто используемые запросы, DOCSOpen позволяет сохранить типовые поисковые запросы. Можно объединять документы в папки, которые могут быть связаны между собой произвольным образом. Это дает возможность построить целую систему сетевой классификации документов произвольного вида.
Наиболее сильной стороной DOCSOpen является возможность ведения распределенных и удаленных архивов информации. Организация может иметь несколько территориально распределенных архивов информации. Карточки документов и сами документы хранятся непосредственно в той библиотеке, куда они были первоначально положены (однако, можно явно откопировать документ в другую библиотеку). Администратор системы записывает в локальную библиотеку адреса всех доступных библиотек. В начале работы указывается, где искать информацию. После этого система автоматически организует поиск в распределенной системе.
В новой, третьей версии DOCSOpen осуществлена многоплатформная поддержка клиентов и серверов, гибкая конфигурация, возможности защиты информации (модуль DocumentSentryAgent). Усовершенствована работа с мобильными системами. Существенно продвинуто ядро полного поиска.
В DOCSOpen 3.0 усовершенствованы возможности индексации и поиска, благодаря замене ядра Infolink, которое выпускалось с версиями 2.x и более ранними, на ядро компании Verity, позволяющее создавать полный индекс текста. Ядро Verity предлагает возможность осуществлять нечеткий или концептуальный поиск и создавать разбитые на соответствующие категории отсортированные списки наиболее популярных вариантов поиска и многоуровневых запросов.
DOCSUnplugged - это готовый вариант DOCSMobile - популярного модуля версии 2.5. Помимо обеспечения мобильной взаимосвязи, Unplugged позволяет работать в автономном режиме при возникновении сбоя сети.
DOCSOpen предлагает функцию MobileTeam, при помощи которой удаленные рабочие группы, не связанные с корпоративной сетью, могут получить доступ к библиотекам DOCSOpen.
DOCSInterchange для MicrosoftExchange совершенствует рабочий процесс и совместное использование информации, давая возможность публиковать содержимое документов и варианты настройки, хранящиеся в библиотеке.
РС DOCS разработал технологию управления документами в Internet, совместимую с Web-технологией. С ее помощью обеспечивается доступ к DOCS-хранилищу из любого Web-броузера, публикация документов на Web-сервере и шифрование информации. Для этого служат ниже перечисленные продукты.
DOCSLinks - средство построения сложных связей между документами. Этот компонент позволяет строить связи между документами, не помещая их в папки. При этом поддерживаются два типа связей: направленные вертикальные связи (типа "главный - подчиненный") и ненаправленные горизонтальные связи (типа "родственные документы"). Данная система позволяет строить сложную сеть документов, типичную для таких сфер применения, как архивы нормативно-справочных или юридических документов.
DOCSBrowser - компонент, позволяющий отобразить содержание архива в структурном виде (в формате Explorer). Причем пользователь может выбрать формат представления информации, критерии сортировки и группировки документов. Данная компонента упрощает доступ неподготовленных пользователей архивной системы к документам, объединяет различные разрозненные компоненты в одном.
WorkRouteII- компонент маршрутизации документов. После установки система становится частью рабочего места DOCSOpen. Она обеспечивает маршрутизацию работ и связанных с ней документов, а также контроль исполнения и автоматическое напоминание о просроченных работах. Можно отметить следующие особенности данного компонента:
- возможность организации распределенной системы управления заданиями;
- возможность каскадной маршрутизации с контролем исполнения на любом подчиненном уровне;
- возможность добавления новых документов в работу;
- тесная интеграция с СУБД (из нее берутся списки пользователей и групп пользователей);
- возможность групповой адресации в разных режимах;
- возможность задания контрольных и предельных сроков работ.
PCDOCS работает над тремя отдельными проектами, связанными с Internet, которые помогут связать глобальных пользователей DOCSOpen. Первый продукт, называемый CyberDOCS 1.1 (псевдоним Mercury) предоставит пользователям возможность поиска и получения документов, хранящихся в библиотеке DOCSOpen, через программу просмотра Web. В процессе разработки находится и Venus, который расширяет эту идею, используя Internet в качестве глобальной сети, а продукт Jupiter предоставит пользователям DOCSOpen доступ к серверам документов через Internet в многоуровневых окружениях клиент-сервер.
Продукт CyberDOCS 1.1 реализован на базе HTML-технологий. Схема работы близка к работе со стандартным клиентом базового пакета. После набора имени и пароля, а также успешного подсоединения к системе пользователь видит на экране страницу, где он может обратиться к списку документов. Можно воспользоваться и панелью кнопок вверху экрана, получить доступ к карточке поиска по образцу, списку проектов, к выбору другой библиотеки. Форма поиска по образцу близка к стандартной запросной карточке базовой системы. Пользователю доступны все справочники, с помощью которых могут быть заполнены поля карточки, а также поиск по содержанию документа.
Кроме того, компания Infodata объявила о выходе продукта VFC - VirtualFileCabinet. Основное назначение - обеспечение унифицированного доступа к разнообразным хранилищам документов, начиная от LotusNotes и заканчивая DOCSOpen. Этот доступ осуществляется через стандартный Web-броузер. В задачу Infodata входит создание шлюзов для разных систем и различным коллекциям документов.
Несмотря на некоторые недостатки Web-систем управления документами, их широкие возможности при использовании в Internet и интрасетях для публикации и интерактивной работы с документами в ближайшее время приведут к массовому использованию этих систем широким кругом пользователей.
